Contabilidad

Este módulo permite la descentralización del manejo contable, mediante la integración por flujo de procesos definidos, evitando los reprocesos en el manejo de la información y permitiendo actualizaciones y consultas en línea para una mayor eficiencia y eficacia en los distintos puestos de trabajo y por tanto a nivel de toda la organización.

Permite el almacenamiento histórico de los hechos económicos y financieros de la entidad mediante la recopilación y clasificación de la información, el registro ordenado y cronológico de las transacciones contables y financieras que lo afectan, permitiendo la preparación de los informes que consolidan la información.

Administración del PUC: La creación y administración de las cuentas contables (PUC), tal como lo establece la normatividad vigente para las entidades públicas, con manejo de centros de costos y parametrizable de acuerdo a la necesidad propia.

Niveles por cuenta contable: Permite definir hasta 10 niveles de agrupación de cuenta, que son muchos mas de los establecidos en el PUC.

Manejo parametrizable de cuentas de planeación y presupuesto: Posee la forma de crear las cuentas para posteriormente ligarlas a uno o varios rubros presupuéstales y la respectiva acción de afectación, una vez se cree este vinculo el sistema automáticamente realiza todas las afectaciones correspondientes cuando se realicen movimientos sobre el respectivo rubro en el Módulo presupuestal.

Tipo de Comprobantes: Permite los tipos de comprobantes con numeración definida por el usuario y parametrizable.

Transacciones con tipo de documento y tercero: Permite asociar a cada movimiento contable el tipo de documento que generó la afectación, su respectivo consecutivo, el centro de costos si la cuenta lo maneja y el tercero en caso de ser cuenta con terceros asociados.

Centro de costos: Permite administración de centros de costos con validación de las cuentas a las cuales puede pertenecer.

Registro de causación en línea realizadas en los otros módulos del sistema: Realiza la causación de todos los asientos generados en los demás procesos y de forma automática afecta los respectivos saldos.

Causación guiada sobre la base de afectaciones predefinidas: Permite la creación de elementos para la causación automática, es decir el codificador contable se puede ligar a un hecho económico una secuencia de transacciones contables definidas previamente (se hace una sola vez al inicio de la parametrización) incluyendo impuestos y retenciones, los cuales pueden ser generados automáticamente teniendo en cuenta las propiedades del tercero.

Registro automático de asientos contables periódicos: Realiza los ajustes por los índices legalmente establecidos sobre las cuentas contables configuradas como tales, realiza automáticamente el proceso de diferidos y amortizaciones sobre las cuentas configuradas para ello.

Elaboración de cierres automáticos: Proporciona la realización de cierres de fin de año de forma automática, según la configuración del Plan Unico de Cuentas (PUC).

Importación de movimiento contable: Posee un Módulo para la importación de movimientos generados en otros sistemas de información, mediante archivos planos (en este punto se dan las pautas sobre las estructuras de archivos).

Manejo de cuentas de orden (Tipo 8 y 9): Manejo parametrizable de las cuentas de orden.

Manejo de Terceros: El registro de terceros se hace una sola vez y se usa a lo largo de todos los procesos integrados.

Histórico de nombre de cuentas contables: Permite la realización de cambio de nombre de las cuentas contables, manteniendo el histórico de dichos nombres de forma que si se generan reportes sobre el movimiento de fechas anteriores al cambio se refleje el nombre que tuvo en el pasado.

Informes o reportes contables: Provee los diferentes informes necesarios par el análisis contable y financiero de las diferentes cuentas que conforman el sistema contable, entre ellos:

Libro Diario (Permite genera el libro diario por cuenta, período, movimientos débitos y créditos agrupados por cuenta, categoría de comprobante y debidamente numerada por el sistema).
Libro Mayor (Permite genera el libro mayor por saldos iniciales, total débitos y créditos y saldos finales, por cuenta, categoría de comprobante y debidamente numerada por el sistema).
Libro de Inventario y Balances (Por cada cuenta, período, saldo final y debidamente numerada por el sistema).
Balance de comprobación (Balance contable, presupuestal y de planeación) Balance de comprobación por cuenta, terceros y centros de costos Libro auxiliar (por tercero, cuenta, tipo de documento, número de cheque, centros de costos, saldo inicial, movimientos débitos y créditos y saldo final, concepto)
Listados de movimiento contable por tipo de documento
Listado de saldos de cuentas, terceros, centros de costos Listado de diferidos (por cada cuenta, tercero, documento, saldo inicial, amortización y saldo final)
Listado de diferencia de cambio Ajustes por inflación Hoja de vida de plan de cuentas
Estado de flujo de fondos
Estado de flujo de efectivo
Balances comparativos de diferentes períodos
Listado de documentos anulados
Listado de Retenciones en la fuente por tercero, relacionando el valor y el valor base de retención
Listado de Retención de industria y comercio por tercero, relacionando el valor y el valor base de retención
Certificado de retención en la fuente, IVA y retención de industria comercio.
Informe de medios magnéticos (permite la generación de los valores detallados o acumulados compuestos de montos bases y/o retenciones a nivel de terceros para ser reportados en medios magnéticos).
Reportes para entes de control como Contralorías, DIAN, Contaduría General de la Nación, de conformidad por los exigidos por estas Entidades y otros exigidos.
Reporte de SIDEF solicitado por la Contraloría General de la República y los reportes CGN96.001, CGN96.002, anexos del 1 al 5 y listado de morosos.

El sistema brinda la generación de los siguientes estados contables de naturaleza cuantitativa en miles o en pesos:

Balance General
Balance Social Estado de actividad financiera, económica y social
Estado de flujos de efectivo
Estados fiscales
Estado de Operaciones Efectivas de Caja Estado de ahorro, inversión y financiamiento
Estado de fuentes y usos del ingreso
Estado de variación patrimonial Índices Financieros
Reporte sobre inconsistencias.