Presupuesto
Presupuesto
Este esta enmarcado dentro de los lineamientos establecidos en la Ley Orgánica del Presupuesto Público.
La implementación de este módulo permite realiza el control de las metas financieras previamente establecidas para una vigencia fiscal, a través de los ingresos y los gastos de la entidad; al igual que el almacenamiento de las vigencias ejecutadas a través del sistema, es decir, en cualquier momento se podrá disponer de información de otras vigencias anteriores.
Cada uno de los rubros, tanto de ingresos como de gastos permiten manejar separadamente de su estructura la fuente y el recurso con que se financian o bien posee mecanismos para establecer dentro de la estructura cual es el nivel en el que se encuentra la fuente y el recurso con el que se financia, un mismo rubro puede manejar varias fuentes y recursos bien en porcentaje o en valores absolutos.
Administración del Plan de Cuentas: Como se explico en el proceso contable, se permite la creación y administración del catálogo general de cuentas adoptado por la entidad. Igualmente permite el manejo de códigos alternos por rubro y la modificación y consulta de la información. La estructura del rubro presupuestal se genera mediante un documento PRESUPUESTAL puede ser modificada en cada vigencia de acuerdo a las necesidades de la entidad y el sistema permite la generación de varios documentos de control de presupuesto por vigencia, pero solo uno es el que puede ser definido para uso de control presupuestal.
Tipos de Documento: Creación y utilización parametrizable de los documentos necesarios para el manejo de la información.
Solicitud de Modificaciones: Desde cualquier unidad ejecutora permite la solicitud de modificación del rubro presupuestal a través de Flujo de Documentos, sometiéndose a un proceso de aprobación por los encargados de la administración del presupuesto.
El sistema permite afectar por cada uno de los movimientos presupuéstales por rubro las respectivas cuentas débito y crédito predefinidas que afectan de forma automática cada que se realice un movimiento sobre el rubro.
El sistema permite de forma automática la generación del documento de presupuesto anual aprobado con creación automática de los respectivos rubros en el PAC para su posterior modificación y ajustes necesarios.
Controla cada uno de los movimientos referentes a las Adiciones, Reducciones, Traslados y Saldos Presupuéstales de cada Rubro o Código Presupuestal y el almacenamiento de observaciones como son los respectivos decretos. Cuando se realicen adiciones, reducciones o traslados a un rubro reflejan automáticamente dichos cambios en el PAC.
El sistema permite en forma electrónica (Flujo electrónico de documentos) la solicitud de adiciones, reducciones o traslados de rubros presupuéstales, desde cualquier unidad ejecutora, dicho proceso será sometido a un proceso de aprobación (flujo electrónico) y podrá ser aprobada (realizada) o rechazada por los encargados de la administración del presupuesto.
El sistema permite las respectivas des-afectaciones en cada una de las fases del proceso financiero desde la anulación del cheque hasta la anulación de la disponibilidad dejando todos los saldos de presupuesto, contabilidad y tesorería en su estado original al momento de iniciar el proceso de ejecución del proceso financiero.
Cabe resaltar que el proceso de presupuesto permite la visualización de los movimientos de los Rubros mediante Consultas y Reportes, donde se discriminan los datos acumulados entre fechas.
El sistema permite la realización de pagos a terceros distintos a la persona natural o jurídica a quien se realiza la ordenación, particularmente para el manejo de uniones temporales, consorcios, embargos, etc.
Proceso de Administración del sistema: Permite controlar el acceso a cada una de las pantallas del sistema, en forma particular sobre las siguientes actividades: Consulta, Impresión, Modificación, Creación de Documentos, creación o modificación de rubros, Borrado.
Sobre los documentos Presupuéstales: Permite la asignación de permisos a los diferentes usuarios para consultar, adicionar, reducir, trasladar, crear y/o modificar cada rubro en forma particular con la existencia o no de aprobador.
Sobre las Disponibilidades: El usuario puede o no puede crear disponibilidades, de acuerdo a las parametrizaciones establecidas para cada rubro, cuantía o tipo de gasto, con la existencia o no de aprobador.
Compromisos: El usuario puede o no puede crear compromisos, de acuerdo a las parametrizaciones establecidas, por tipo(y ruta asociada) de documento, por monto, con la existencia o no de aprobador.
Aprobadores: Un usuario determinado establece que usuarios tienen permiso para aprobar actividades.
Las Actividades que se pueden hacer sobre cada documento, de la siguiente forma:
Definición de roles: El sistema permite la asignación de actividades a un rol dentro del proceso, siendo el del administrador del sistema el que permite este tipo de cambios. El sistema de igual forma guarda la huela de los registros y/o modificaciones efectuadas por cada usuario sea administrador o usuario final.
Bloqueo de Usuarios: El sistema permite el bloqueo de usuarios desde el modulo de administración.
Asignación de Reserva Presupuestal: El sistema permite apropiar de manera automática las reservas en los cambios de vigencia con base a los compromisos que quedaron con saldo de la vigencia que se esta cerrando.
Reintegro de Pagos: El sistema permite el realiza reintegros a pagos ya efectuados afectando lo ordenado, causado, comprometido y disponible en el rubro y en el PAC.
Control de rutas de documento: El sistema trabaja bajo el principio de ruta de procesos, de manera que la elaboración de un documento para su elaboración y aprobación depende de otros roles y funciones definidas.
Rubros: El sistema permite controlar el manejo de rubros por unidad ejecutora, y de acuerdo a aprobaciones, esto es controlado por la unidad ejecutora, de forma que un usuario puede generar disponibilidades en diferentes unidades con controles sobre rubros para cada una de las unidades ejecutoras.
El sistema permite en cualquier momento identificar todos y cada una de los usuarios que participaron en el proceso de elaboración, particularmente quién elaboró, cuándo (Fecha y Hora), quién aprobó (cuando exista dicho esquema) y cuándo (Fecha y Hora).
Disponibilidades: El sistema permite el control centralizado de la elaboración de disponibilidades presupuéstales, además permite que estas sean solicitadas de manera electrónica desde cada una de las unidades ejecutoras.
El sistema controla la existencia de saldo en todos y cada uno de los rubros para la aprobación de disponibilidades. El sistema permite controlar las fechas de vencimientos de las disponibilidades presupuéstales.
Se controla cada una de las actividades posibles sobre las Disponibilidades, como son la Elaboración (asignando automáticamente su respectivo número), Anulación, Cancelación, Movimiento y Saldo de las mismas.
Reportes:
El sistema permite la generación de reportes por terceros en los que aparecen relacionados los compromisos, las obligaciones y los pagos realizados a este.
Reporte sobre ejecución por rubro, dependencia, con su respectivo porcentaje de ejecución, y acumulación por los diferentes niveles del código presupuestal.
Consulta o impresión de listados de movimiento, en los que se presenten todos los movimientos que tenga un rubro en un rango de fechas por disponibilidades, compromisos, obligaciones, traslados, adiciones, reducciones y cancelaciones en disponibilidades, compromisos, obligaciones, pagos e ingresos.
Control sobre todas aquellas operaciones realizadas en el sistema, indicando la fecha, hora y usuario que efectúo dicha operación.
Detalle de los documentos causados, bienes recibidos por compromiso y dependencia en un rango de fechas. Reportes detallados sobre ejecución por rubro asignados a un usuario y dependencia, con su respectivo porcentaje de ejecución, y acumulación por los diferentes niveles del código presupuestal.
Los informes contienen as ejecuciones del mes y los saldos acumulados de ingresos, gastos, indicando el tipo de recurso con el cual se financian.
Consultas por pantalla con disponibilidad para impresión de: Movimiento por tercero, rubro, Nit, documento o nombre. Consolidado de histórico por rubro Saldos por programa y numeral.
SUBPROCESO DE MANEJO DE PAC
Controlar cada uno de los movimientos referentes a las Adiciones, Reducciones, Traslados y Saldos Presupuéstales del PAC de cada Rubro o Código Presupuestal y el almacenamiento de los respectivos actos administrativos.
El sistema suministra herramientas para la administración del PAC de forma que los funcionarios encargados de tesorería pueden subir o bajar los techos del PAC para un rubro según los estados de liquidez de la entidad.
El sistema verifica la existencia y disponibilidad de PAC para el respectivo rubro en el mes en cuestión, los registros de los compromisos presupuestales incluidas en el cronográma de desembolsos, el cual es almacenado en el sistema a nivel informativo. De no existir capacidad suficiente para cubrir la ordenación, el sistema informa la carencia del recurso dentro del PAC, en el momento de la causación de las obligaciones en iguales circunstancias alerta si el rubro no cuenta con disponibilidad de PAC para su eventual pago. El PAC es ejecutado en el momento de su pago, situación en la cual el sistema impide su erogación si el rubro se sobregira y detiene el proceso hasta tanto no se realice por parte del funcionario encargado la gestión correspondiente (Redistribución de PAC).
Presentación del PAC programado y ejecutado para cada mes discriminado por rubro para los rubros matriculados a un ejecutor determinado.
El sistema permite la consulta del PAC. Por cada uno de los documentos que lo afectaron.