Tesoreria
Tesorería y Bancos
El sistema facilita el manejo, control y distribución del dinero que perciba la entidad a través de las diferentes fuentes de ingresos y egresos para tener actualizada la disponibilidad de recursos.
Es modulo esta ligado a los procesos de Cartera y cuentas por cobrar. Permite obtener los siguientes informes:
- Consecutivos de documentos
- Pagos efectuados
- Notas generadas
- Saldo anterior, saldo actual y saldo final.
- Acumulados de movimiento de todo el año o entre períodos determinados (rangos de fechas).
- Información de saldos mensuales, diarios.
- Facturas pendientes de pago
- Registro de información del proveedor ó tercero.
Tipos de Documentos: Cada tipo de documento posee un consecutivo único o varios documentos asociados al mismo consecutivo, este permite ser manejado y generado automáticamente. Según la naturaleza del documento permite el sistema en línea con los módulos de contabilidad, presupuesto, cartera, cuentas por pagar y los demás que se requieran.
Los documentos que se manejan son:
Movimiento de bancos
- Comprobante de egreso de bancos (elaboración, consulta y gestión)
- Consignación local (elaboración, consulta y gestión)
- Comprobante traslado de banco a caja (elaboración, consulta, y gestión)
- Nota débito bancaria (Salidas del banco) (elaboración, consulta y gestión)
- Nota crédito bancaria (Ingreso al banco) (elaboración, consulta y gestión)
Movimiento de caja
- Recibo de caja conceptos varios (elaboración, consulta y gestión)
- Comprobante de egreso de caja (elaboración, consulta y gestión)
- Nota débito a la caja (elaboración, consulta y gestión)
- Nota crédito a la caja (elaboración, consulta y gestión)
Bancos: Estos reflejan el movimiento de las diferentes cuentas que se manejen y contienen: Código de Banco Nombre Cuenta Corriente o Cuenta de Ahorro Número de Cuenta Observaciones. El sistema realiza afectación a bancos en todos los procesos que impliquen movimiento de los mismos tales como ingresos, egresos, transferencias y traslados, realizando automáticamente las afectaciones contables correspondientes, igualmente posee un esquema de cierres de tesorería que eviten la generación de movimientos adicionales sobre cuentas bancarias en un período cerrado, así como medios de afectar traslados caja – banco, manteniendo registro de lo mismo. Igualmente permite: Conciliación bancaria manual.
Ordenes de pago: El sistema permite crear pagos cuando estos provienen del proceso de Cuentas por Pagar y pueden ser digitados en dicho proceso.
El sistema controla el ingreso de información de usuarios sin permisos o de registro de documentos con errores en la información de tipo contable. Además genera registros de todas las transacciones llevadas a cabo por los usuarios, es decir el log de transacciones.
Para los pagos enlazados con las cuentas pos pagar el sistema presenta un listado de órdenes de pago pendientes, las cuales pueden ser canceladas en cualquier momento. El sistema controla el pago de las ordenes pendientes mediante pagos parciales.
En el momento de generase en pago el sistema registra toda la información en la contabilidad evitando la redigitada, esto aplica para todos los documentos y procesos que tengan vinculo con la contabilidad.
El sistema permite el registro de Egresos a Terceros en las cuales se puede afectar una o varias cuentas por pagar. Igualmente dichos comprobantes de egreso dado que están atados a roles y actividades de los puestos de trabajo, poseen esquemas de aprobación para la delegación de ciertas actividades (elaboración de documentos) por parte de la administración, de igual forma el usuario que elaboro el documento queda registrado en el formato impreso de egreso.
Todo cambio o modificación permitido efectuado en el Sistema de Tesorería, queda registrado en contabilidad, afecta sus respectivas cuentas por pagar y los procesos subyacentes.
EL sistema permite la generación de egresos por todo tipo de cuentas por pagar registradas previamente, y que son vistos como avances sobre valores pendientes, y permite su legalización de manera automática y totalmente integrada. Lo anterior conforme a los parámetros que maneja la entidad.
Cheques: El sistema permite girar cheques para los comprobantes de egreso. Igualmente realiza la afectación contable correspondiente de forma automática.
La aplicación registra al momento de la entrega de cheques quien lo entrega, y en que fecha, es decir registra el usuario que hace la transacción. Igualmente el sistema registra las observaciones sobre la devolución de cheques entregados por error o por cualquier otro motivo, los cuales pueden ser anulados generando los registros correspondientes, quedando el cheque otra vez disponible para entrega o anulación.
El sistema posee un generador de formato de cheques a través del cual se puede definir formatos por cuentas bancarias.
El sistema permite la anulación de cualquier tipo de pago realizando en forma automática la correspondiente desafectación contable (cheque y comprobante de egreso) y de tesorería, permitiendo que los documentos implicados se puedan volver a programar para pago o se puedan cancelar hasta devolver totalmente el proceso financiero.
El sistema permite la generación de comprobantes de egresos por concepto de pagos de retenciones o deducciones de todo tipo (Rete Fuente, Estampillas, Deducciones de cooperativas, embargos, industria y comercio, impuesto de guerra, etc.) recaudadas, dichos pagos generan en forma automática el cruce contra las cuentas por pagar realizadas a cada tercero.
Operaciones efectivas de caja y bancos: El sistema permite identificar por rubro o por un nivel determinado del rubro las cuentas por pagar de la entidad en tesorería y la cancelación efectiva de estas.
Ingresos: El sistema permite registrar los ingresos provenientes de todos los conceptos (convenios, transferencias, tasas, multas, impuestos, sanciones, servicios, etc.), y tipos de documento (ejemplo recibo de caja o de ingreso en el proceso de tesorería directamente al proceso de contabilidad) todos definibles por el usuario, igualmente permite asociar dicho ingreso a uno o varios de los rubros de ingresos previamente definidos para la afectación contable. Este proceso igualmente posee esquemas de elaboración y aprobación que permitan la delegación de dicha actividad.
Informes: Permite imprimir rango de días, con saldo para cada día. Además imprimir los bancos que hayan tenido ó no movimiento en el día, los listados de cada banco con sus promedios entre periodos.
El sistema provee medios de consulta y generación de reportes sobre el saldo real de todas las cuentas de efectivo y sus respectivos movimientos en rango de fechas. Informe de ingresos y egresos (por código internos, contables).
- Informe de Notas bancarias
- Informe de movimiento de caja y bancos
- Informe de cuentas por pagar y por cobrar
- Operaciones efectivas de caja y bancos
- Libro de bancos Auxiliar de Bancos
- Informe de cajas menores
- Relación de Cheques pendientes de entrega para cuentas por pagar con vigencia
- Informe de rendición de cuentas
- Genera los consecutivos de consignaciones, traslados, recibos de caja y notas.